Beneficios de migrar a un proceso Paperless

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El paperless brinda a las empresas un mayor control sobre sus documentos, seguridad, eficiencia y organización.

Hasta hace apenas 2 años el término “Paperless” no parecía tener relevancia en tecnología, ni mucho menos relación alguna con el futro de la oficina interconectada. Sin embargo, el panorama postpandemia no solo dejó al descubierto que el empleo de tecnología sería el elemento clave para que las empresas se mantuvieran vigentes en el nuevo esquema laboral mundial.

Bastó solo un año y medio de pandemia para darnos cuenta que migrar a un proceso de oficina digital con menos papel (Paperless) dejaría de ser una opción, para convertirse en el punto de partida donde a la digitalización se convertiría en el factor de transición que las empresas necesitan hoy en día.

Sin embargo, a pesar de los recientes avances que, en materia de tecnología, actualmente vemos organizaciones que siguen experimentando resistencia para adoptar la transformación digital como parte de su estrategia y con ello acelerar su camino hacia la transformación digital.

Kodak Alaris como empresa proveedora de soluciones de captura de información destaca que actualmente la tecnología es un factor competitivo que se encuentra cada vez más incorporada en todos los procesos empresariales del negocio, a tal grado que en la media que éstos se automatizan las empresas no solo lograrán sobrevivir sino por el contrario dar el salto al mundo digital.

Sandra Gálvez Marketing Manager Latam de Kodak Alaris

De acuerdo con Sandra Gálvez Marketing Manager Latam de Kodak Alaris: “En nuestros días aún se nos encontramos con empresas que piensan que la digitalización consiste en “escanear” un documento y tenerlo almacenado en nuestra computadora. Sin embargo, la transformación digital que impulsamos en Kodak va más allá de eso, puesto que las soluciones de nuestro portafolio hacen que los documentos sean más útiles, interactivos y los vincula a procesos clave del negocio”.

Resistirse a implementar una oficina sin papel es un hecho que de no realizarse está generando que las empresas cada día pierdan la oportunidad de obtener grandes ahorros y eficiencia en sus procesos.

Cuando una empresa decide iniciar el cambio hacia la digitalización de documentos y el “paperless” no solo obtiene grandes ahorros inmediatos en materia de papel, sino que también logra escalar sus procesos a nivel global.

Es en este punto donde Kodak Alaris sostiene que la digitalización no solo conlleva los beneficios mencionados, sino que se trata de toda una solución integral de tecnología que permite lograr que nuestros documentos sean verdaderamente integrados a procesos y se conviertan en archivos a través de los cuales se puede interactuar y se encuentren disponibles en todo momento y desde cualquier ubicación.

Beneficios del “paperless”

La buena noticia es que las empresas están empezando a darse cuenta del valor de la transición a digital y Kodak Alaris cuenta con todo el ecosistema digital preparado para la nueva realidad.

  • La digitalización de gran parte de los contenidos e información que fluye a través de su empresa puede tener beneficios financieros y operacionales.
  • Digitalizar documentos ofrece la recuperación de la inversión y mejora la productividad global en las empresas mismas.
  • Archivos y documentos serán mucho más fáciles de encontrar, acceder y compartir.
  • Los documentos digitalizados son mucho más fáciles de gestionar, almacenar y recuperar que los de papel.
  • Los documentos siempre estarán disponibles para compartir con clientes y empleados sin importar la ubicación.
  • Mejora la productividad del equipo y aporta una mejor experiencia al cliente.
  • Extraer datos de un documento digitalizado es mucho más rápido.
  • El manejo de documentos digitales evita grandes cantidades de almacenamiento de papel llevando a las empresas hacia la sustentabilidad
  • El Paperless es amigable con el medio ambiente y significa que se reducirá la tala de árboles para producir papel.

Con una oficina sin papeles, los documentos se almacenan electrónicamente para back-ups simples y fáciles a un repositorio remoto de servidor o en la nube que almacena con seguridad información esencial. Las empresas grandes pueden eliminar gastos de compra de papel tinta e impresoras cambiando a documentos digitales.

Al reducir la necesidad de almacenamiento de copias de papel, una organización puede ser capaz de habilitar el trabajo remoto como un factor estratégico integrado en todo el funcionamiento del negocio y no como un elemento emergente de trabajo.

Para resumir las ventajas de la oficina sin papel, es seguro decir que el “paperless” ofrece a las empresas el beneficio de tener un mayor control sobre sus documentos, mejor seguridad y mayor eficiencia organizacional.